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Meldung zum Verfahrensregister abgeben

Allgemeine Informationen

Nicht-öffentliche Stellen (natürliche und juristische Personen des Privatrechts, Personengesellschaften und nicht rechtsfähige Vereine) müssen unter bestimmten Voraussetzungen Verfahren, in denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, der Datenschutzaufsichtsbehörde melden. Die gemeldeten Verfahren werden in einem Register festgehalten, das von jeder Person eingesehen werden kann.

Mitzuteilen sind auch Änderungen gegenüber der Erstmeldung.

Achtung! Kommen Sie der Meldepflicht nicht oder nicht rechtzeitig nach, ist Ihre Meldung unrichtig oder unvollständig, droht Ihnen eine Geldbuße von bis zu EUR 50.000.

Voraussetzungen

Die Meldepflicht betrifft nur Verfahren automatisierter Verarbeitungen. Meldepflichtig ist immer die Stelle, die für die Datenverarbeitung verantwortlich ist.

Hinweis: Verantwortlich ist eine Stelle auch dann, wenn sie Daten im Auftrag durch ein Dienstleistungsunternehmen verarbeiten lässt.

Ausgenommen von der Meldepflicht sind Unternehmen in folgenden Fällen:

  • Das Unternehmen hat eine(n) Datenschutzbeauftragte(n) bestellt.
  • Das Unternehmen erhebt, verarbeitet oder nutzt personenbezogene Daten nur für eigene Zwecke, beschäftigt dabei in der Regel ständig höchstens neun Personen und
    • es liegt eine Einwilligung des Betroffenen vor oder
    • die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich.

Die vorstehend aufgeführten Ausnahmen haben zur Folge, dass Unternehmen, die personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeiten – das heißt bei denen die Datenverarbeitung lediglich Hilfsmittel für eigene, außerhalb der eigentlichen Datenverarbeitung liegende Geschäftszwecke ist – größtenteils von der Meldepflicht ausgenommen sind.

Achtung! Wenn Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zu folgenden Zwecken speichern, gilt die Meldepflicht allerdings ausnahmslos:
  • Übermittlung (etwa bei Auskunfteien oder im Adresshandel)
  • anonymisierte Übermittlung oder
  • Markt- oder Meinungsforschung

Verfahrensablauf

Meldungen zum Verfahrensregister nehmen Sie bitte schriftlich auf den von der Aufsichtsbehörde bereitgestellten Formularen vor. Beachten Sie die Ausfüllhinweise auf dem beigefügten Merkblatt.

  • Die Vordrucke und ein Merkblatt erhalten Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, sie sind auch in elektronischer Form über das Internet abrufbar.
  • Füllen Sie die Formulare vollständig aus:
    • einmalig: für die Erstanmeldung das "Meldeformular – Hauptblatt"
    • für jedes einzelne Verfahren ein separates Verfahrensblatt "Meldeformular – Anlage"
  • Reichen Sie die Formulare bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Zuständige Stelle) ein.

Erforderliche Unterlagen

  • Anmeldeformulare gemäß § 4d Bundesdatenschutzgesetz

Frist/Dauer

  • Erstanmeldung: vor Inbetriebnahme des automatisierten Verfahrens
  • Änderungsmeldung: vor Wirksamwerden der Änderung

Kosten

Erstmeldung (je Verfahren): EUR 50,00
Änderungs- oder Abmeldungen (je Verfahren): EUR 25,00

Rechtsgrundlage

Freigabevermerk

Sächsische Staatskanzlei unter Beteiligung des Sächsischen Datenschutzbeauftragten

Zuständige Stelle

Bezugsorttext

(keine Ortsauswahl erforderlich)