Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Ermittlung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber
Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigen Sie, um die Steuerbeträge (Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer), die Sie für Ihre Arbeitnehmer* vom Arbeitslohn einbehalten und an das Finanzamt abführen müssen, nach den allgemeinen Vorschriften zu berechnen.
Dafür gibt es das elektronische Verfahren der "Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale" (ELStAM) mit einer Datenbank der Finanzverwaltung, in der diese Daten hinterlegt und Ihnen als Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt sind.
Sie als Arbeitgeber, beziehungsweise die von Ihnen mit dem Lohnsteuerabzug Beauftragten (zum Beispiel Steuerkanzlei), müssen Ihre Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anmelden und regelmäßig deren ELStAM abrufen.
Die abgerufenen ELStAM haben Sie gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs Ihrer Arbeitnehmer anzuwenden, bis
- die Finanzverwaltung geänderte ELStAM zum Abruf bereitstellt oder
- Sie der Finanzverwaltung die Beendigung des Arbeits- / Dienstverhältnisses mitteilen. Diese Mitteilung müssen Sie unverzüglich und auf elektronischem Weg nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz machen (Abmeldung des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin).
An die ELStAM sind Sie als Arbeitgeber gebunden. Sollten die Angaben unzutreffend sein, ist es Sache der Arbeitnehmer, mit dem Finanzamt in Kontakt zu treten. Nur auf deren Antrag hin können die ELStAM vom oder über das Finanzamt geändert werden.
*) Um verständlich zu bleiben, müssen wir uns an einigen Stellen auf die gesetzlich vorgegebenen Personenbezeichnungen beschränken, sie beziehen sich immer auf jedes Geschlecht - die Redaktion
Pauschalierung der Lohnsteuer
Unter bestimmten Voraussetzungen (zum Beispiel bei Aushilfen oder Teilzeitkräften) können Sie für einzelne Arbeitnehmer auf den Abruf der ELStAM verzichten. Die Steuerbeträge berechnen sich dann - statt nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen der Arbeitnehmer - nach einem vorgeschriebenen (Pausch-)Steuersatz. In diesem Fall sind die Steuerbeträge aber - anstatt sie vom Arbeitslohn einzubehalten - zusätzlich zum Arbeitslohn von Ihnen zu übernehmen. Ob Sie die Pauschsteuern auf den Arbeitnehmer abwälzen können, hängt insbesondere von den Regelungen im Arbeitsvertrag ab.