Gemeinsam mit dem Freistaat Sachsen stellt der Vogtlandkreis für die verschiedensten Anwendungen Online-Formulare bzw. Online-Dienste zur Verfügung.

Dies erfolgt durch die4 Verwendung der sogenannten Basiskomponente Formularservice (BaK FS), die beim Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) betrieben wird und mit XIMA FORMCYCLE sowie dem Formularserver und -Gateway bol (Behörden Online Systemhaus GmbH) zwei Anwendungen für die Formularerstellung und -verarbeitung anbietet.

Der Vogtlandkreis bietet (Stand 17.07.2025) die Anwendung der folgenden Online-Formulare bzw. Online-Dienste an:

https://www.vogtlandkreis.de/Service-und-Verwaltung/Infos-und-Services/Online-Anträge/

Nachfolgend erhalten Sie die notwendigen datenschutzrechtlichen Informationen nach

Artikel 13 DSGVO, die für die Nutzung  der Online-Formulare bzw. Online-Dienste gelten:

1. Name und Anschrift der Verantwortlichen und deren Datenschutzbeauftragte

Nach den Vorgaben der DSGVO, des Landesdatenschutzgesetzes sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind Verantwortliche:

a) Sächsische Staatskanzlei (SK), Archivstraße 1, 01097 Dresden

Telefon: +49 351 564-0,

E-Mail: info@sk.sachsen.de

Aktuelle behördliche Datenschutzbeauftragte:

Sächsische Staatskanzlei, Archivstraße 1, 01097 Dresden

E-Mail: datenschutz@sk.sachsen.de

b) Landratsamt Vogtlandkreis, Postplatz 5, 08523 Plauen
Telefon: 03741/300-0, E-Mail: landratsamt@vogtlandkreis.de

Aktueller behördlicher Datenschutzbeauftragter:

Herr Volker Neef, Bahnhofstraße 42-46, 08523 Plauen
Telefon: 03741/300-1868, E-Mail: datenschutz@vogtlandkreis.de

2. Technischer Betrieb der BAK FS

Der Betrieb der BaK FS erfolgt durch den SID, welcher der SK nachgeordnet ist. Für die Bereitstellung von Rechenkapazitäten wird vom SID bzw. der SK ein Unterauftragnehmer mit Sitz in Deutschland nach Maßgaben des Art. 28 DSGVO eingesetzt, welcher die BaK FS hostet. Ihre personenbezogenen Daten verbleiben dabei stets innerhalb der EU und werden in kein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss transferiert.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der BaK FS erfolgt nach den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung ausschließlich in dem Umfang, wie es für die Erfüllung der Zwecke notwendig ist. 

Die konkreten datenschutzrechtlichen Informationen nach Artikel 13 Abs. 1 und 2 DSGVO, u.a. zu welchem Zweck und auf welcher gesetzlichen Grundlage die Daten verarbeitet werden, erhalten auf dieser Internetseite unter der Rubrik „Datenschutzformulare aus den Ämtern“[VN1] , wo die zuständigen Ämter die entsprechenden Informationen zur Datenverarbeitung geben.

4.1.  Verwendung von Cookies 

Bei der Nutzung der BAK FS werden nur technisch notwendige Cookies verwendet, welche die

Stabilität und Sicherheit gewährleisten sollen und im Rahmen der Authentifizierung über ein Nutzerkonto nach Ziff. 4.3 notwendig werden. Die Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten und werden beim Schließen des Browsers gelöscht oder verlieren nach einer durch das BAK FS definierten Zeitspanne ihre Gültigkeit.

4.2. Erhebung von Sitzungsdaten

Bei jedem Aufruf von Online-Formularen bzw. Online-Diensten werden automatisch Sitzungsdaten erfasst und gespeichert, um die Inhalte korrekt auszuliefern, die dauerhafte Funktionsfähigkeit technisch zu gewährleisten, Fehler und missbräuchliche Nutzungen zu identifizieren und nachzuverfolgen und um Strafverfolgungsbehörden z. B. im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. 

Insbesondere folgende personenbezogenen Daten werden hierbei erhoben: 

− Betriebslogs (Datum und Uhrzeit des Zugriffs)

− Log-Informationen im Rahmen der Verarbeitung des Formulars

− Fehlermeldungen

Betriebslogs für den Webserver, Log-Informationen und Fehlermeldungen werden nach 90 Tagen gelöscht.

Daten, die protokolliert wurden, werden nur an Dritte übermittelt, soweit der Verantwortliche dazu rechtlich verpflichtet ist und/oder die Weitergabe zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe in anderen Fällen erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) und e) DSGVO, mithin das öffentliche Interesse an einer Fehleranalyse und -Beseitigung zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs des Serviceportals sowie der Sicherstellung der Revisionsfähigkeit sowie die §§ 12 und 13 SächsISichG. Auf die Logdateien hat nur ein eingeschränkter und besonders berechtigter Personenkreis

Zugriff, sodass Ihre personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.

4.3. Anmeldung mit dem Nutzerkonto Bund oder Unternehmenskonto

In der BAK FS besteht die Möglichkeit zur Authentifizierung mit einem angebundenen Nutzerkonto. Hierzu können Sie wählen zwischen:

− Nutzerkonto Bund (Bund ID)

− Organisationskonto (Mein Unternehmenskonto - MUK)

Die BAK FS greift auf die Daten des jeweiligen Nutzerkontos ausschließlich zur Antragstellung der gewählten Leistung zu. Bitte beachten Sie, dass die Verantwortlichkeit für die Konten eigene Datenschutzhinweise Anwendung finden. Mehr Informationen finden Sie auf: https://id.bund.de/de/datasecurity sowie https://mein-unternehmenskonto.de/public/#Vorteile.

4.4. Antragsausfüllung und Weiterleitung

Sowohl staatliche Behörden und Einrichtungen als auch Gemeinden, Landkreise und andere öffentliche Stellen im Freistaat Sachsen können über die BaK FS Online-Formulare bzw. Online-Dienste anbieten, ohne selbst eine eigene Plattform betreiben zu müssen.

Personenbezogenen Daten, die Sie innerhalb der Online-Formulare bzw. Online-Dienste angeben, darunter Kontaktdaten sowie Angaben zu Ansprechpartnern, werden an die entsprechende Behörde oder Einrichtung weitergeleitet.

Da hierbei auch Daten von Dritten angegeben werden können, insbesondere, wenn Sie einen Antrag für eine andere Person ausfüllen, werden Sie gebeten, vor Übermittlung die inhaltliche Richtigkeit der Daten zu bestätigen. Die SK und das Landratsamt Vogtlandkreis sind nicht verantwortlich für die Speicherung und Weiterleitung falscher Daten. Da die Informationserteilung über die Verarbeitung an Dritte nach Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO unter Abwägung der Risiken für ihre Rechte und Freiheiten einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde, entfällt die Pflicht rechtmäßig. Ihr Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO bleibt dabei unberührt. 

Darüber hinaus erfolgt eine sofort Löschung der Kontaktdaten, wenn Sie ihr Recht auf Löschung geltend machen. Die Löschung erfolgt nur auf allen vom SID und der SK genutzten Servern. Sitzungsdaten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen bzw. aus Sicherheits- und Rechtsgründen aufbewahrt werden müssen, sind nicht vom Recht auf Löschung umfasst.

4.5. Kontaktaufnahme und Support

Im Falle der Kontaktaufnahme aufgrund von Fragen, Support oder eines anderen Anliegens, erklären Sie mit Übermittlung der personenbezogenen zur Bearbeitung des Anliegens Ihr Einverständnis, dass diese Daten für diese Zwecke genutzt werden dürfen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist dementsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Folgende Daten werden dabei erhoben:

-  Datum und Uhrzeit, zu dem Sie Ihre Nachricht übermittelt haben

-  sofern Sie diese Informationen angegeben haben, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer oder Ihre

   E-Mail-Adresse

-  den Inhalt Ihrer Nachricht.

Zur Fehlerbehebung oder Lösung wird Ihr Anliegen ggf. an die nutzende Behörde oder Einrichtung in gemeinsamer Verantwortlichkeit übermittelt. Die Daten werden nach Bearbeitung Ihres Anliegens oder bei Auflösen des Support-Tickets Ihrerseits bei den verantwortlichen Stellen gelöscht. Eine Geltendmachung Ihres Widerrufrechts nach Art. 7 Abs. 3 können Sie an datenschutz@sk.sachsen.de richten. Eine weitere Bearbeitung Ihres Tickets wird dann gestoppt und gelöscht. Verarbeitungen, die vor Ihrem Widerruf erfolgen, sind davon nicht betroffen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Übertragung von E-Mails (nicht DE-Mail), standardmäßig nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt geschieht, sodass Unbefugte potenziell die übermittelten Informationen zur Kenntnis nehmen und manipulieren können.

5. Betroffenenrechte

Mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als betroffene Person folgende Rechte nach Art. 15 ff. DSGVO, die für die Nutzung der BAK FS Relevanz haben, zu:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,

• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,

• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,

• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO sowie

• das Recht auf Widerspruch nach Artikel 20 DSGVO.

Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO unterstützen sich die Verantwortlichen bei der Erfüllung Ihrer Betroffenenrechte gegenseitig. Sie können Ihre Betroffenenrechte grundsätzlich bei allen beteiligten Stellen geltend machen („gemeinsame Verantwortung“), d. h. bei der SK oder beim Landratsamt Vogtlandkreis.

Darüber hinaus haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde mit einer Beschwerde zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde für das Landratsamt Vogtlandkreis ist:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Postfach 11 01 32, 01330 Dresden

Telefon: 0351/85471-101

Telefax: 0351/85471-109

E-Mail: post@sdtb.sachsen.de

Sie können sich aber auch an jede andere Aufsichtsbehörde wenden.

6. Verweise und Links

Die SK steht nur in Verantwortung für die von ihr erhobenen Daten sowie Verarbeitungen durch den SID und eingesetzter Unterauftragnehmer nach Art. 28 DSGVO. Auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch angebundene Portale wie der Nutzerkonten Bund ID oder Unternehmenskonto besteht kein Einfluss.